Кейс базовой настройки amoCRM для академии визуальных коммуникаций RE:DESIGN

Основной показатель того, что в компании внедрена CRM-система, это ее ежедневное использование менеджерами по продажам. Система должна быть им понятна и полезна, только в таком случае у менеджеров будет желание ее использовать в работе. На примере совместной работы с Академией визуальных коммуникаций RE:DESIGN показываем, как этого достичь.

Описание проекта

Академия визуальных коммуникаций RE:DESIGN обучает дизайну взрослых и детей от 9 до 16 лет. Академия открыта в 2021 году и является первым в Беларуси частным учебным заведением с комплексным образованием в сфере дизайна для детей и взрослых. Обращается в компанию, как правило, родитель, а решение об обучении принимается совместно ребёнком и взрослым.
На момент обращения в CRMBY, академия визуальных коммуникаций RE:DESIGN уже имела amoCRM, где были правильно подключены источники сделок, добавлены поля сделок и контактов. Цифровая воронка не была настроена, телефония отсутствовала. CRM-система была, но в должной степени не использовалась.

Проблемы

  • Используется одна воронка для разных целей
  • Большое количество скопившихся сделок на активных этапах
  • Неправильное распределение данных о клиентах по сущностям amoCRM
  • Отсутствует телефония, разговоры не записываются
  • Не настроены обязательные поля сделок и контактов
  • Отсутствуют триггеры в цифровой воронке

Главная задача

Начать работу менеджеров в amoCRM с настроенной цифровой воронкой

Решение

1. Определение необходимых воронок, этапов и триггеров в цифровой воронке

После проведения бизнес-анализа была выявлена потребность в организации процесса первой продажи, на основании чего была создана воронка со следующими этапами:
1. Неразобранное
2. Взято в работу
3. Получен номер телефона
4. Квалифицирован
5. Записан на пробное мероприятие
6. Подтвердил запись на пробное мероприятие
7. Посетил пробное мероприятие
8. Согласен на заключение договора
9. Договор заключен
10. Получена оплата
11. Отказ
Ключевым этапом в процессе первой продажи и воронке, соответственно, является «Записан на пробное мероприятие».
После создания воронки и этапов было добавлено новое поле «Последний активный этап» с типом список и вариантами значений в виде наименования всех имеющихся этапов воронки. Данное поле заполняется автоматически каждый раз при переходе в любой из активных этапов воронки.
Для удобной и быстрой работы менеджеров по продажам мы автоматизировали эту воронку продаж, например:
➕Автоматическая постановка задачи для менеджера при переходе сделки в этап.

Пример: При переходе сделки в этап «Взят номер телефона» у текущего ответственного сразу же появляется задача «Связаться, квалифицировать, записать на пробное мероприятие». На выполнение задачи у менеджера есть отведенное время, после чего она будет считаться уже просроченной.
➕Автоматическое завершение задачи при переходе сделки в этап.

Пример: В этапе «Подтвердил запись на пробное мероприятие» у менеджера появляется задача «Проверить, посетил ли мероприятие», которая будет автоматически закрыта с результатом «Посетил», когда сделка перейдет в следующий этап «Посетил пробное мероприятие».
➕Как только человек стал клиентом компании и произвел первую оплату, в воронке контроля платежей автоматически создается новая сделка с данными по этому клиенту для последующих оплат. Такая автоматизация была реализована при помощи создания Salesbot. Это действует при условии оплаты в несколько платежей.
➕Бот для Instagram.

Был создан Salesbot, который отправляет приветственное сообщение человеку в direct в зависимости от того, какое сообщение отправил человек, что делает общение уже при первом касании персонализированным. Далее общение на данный момент продолжает уже менеджер. Переписка ведется из amoCRM, без использования телефона и приложения Instagram.
2. Определение и внедрение новой системы сущности

На основании логики работы с клиентами, установленной в компании, а так же состава данных, которые собираются о родителях и детях, принято решение о том, что основной единицей (на языке сущностей amoCRM — Компании) будет являться семья, а каждый член этой семьи будет самостоятельным контактом.

Cущности в amoCRM — это универсальный инструмент хранения и связи данных о клиентах, который компания при необходимости интерпретирует под свои потребности.

Это обусловлено как технической потребностью, так и удобством восприятия информации о каждом члене семьи, особенно учитывая, что часто возникают ситуации, когда обучение проходят параллельно как дети, так и взрослые из одной семьи, поэтому в зависимости от ситуации у менеджера по продажам есть необходимость обращаться к контактным данным того или иного члена семьи для корректного взаимодействия по сделке.
Внедрение такой системы не несет за собой сильных технических изменений в amoCRM, но новая система сущности должна быть хорошо объяснена менеджерам по продажам. Также как и в компании, члены семьи имеют свою роль в ней, поэтому после внедрения новой системы сущности было создано новое поле «Тип контакта» с вариантами значений: мама, папа, ребёнок, бабушка, дедушка, дядя, тётя.
При внедрении любой схемы работы, которая будет отличаться от действующей, требуются пояснения, которые мы предоставили в доступной форме для менеджеров и руководителя компании. Отдельным документом собраны все необходимые по этой теме инструкции, которые могут использоваться и при обучении новых сотрудников.
3. Подключение почты как способа коммуникации

Больше преимущество amoCRM в том, что с клиентом можно вести общение через разные источники, но все будет зафиксировано в карточке контакта. Конечно, только при условии, что все необходимые способы коммуникации подключены. После подключения электронной почты менеджер может вести переписку с клиентом прямо из карточки клиента в amoCRM. Также ему доступна информация, в какое время были прочитаны письма.
4. Подключение и настройка телефонии sipsim.by

Настроенная интеграция между amoCRM и sipsim.by позволяет записывать и фиксировать телефонные разговоры в карточке контакта даже без подключения к интернету. Также теперь автоматически в amoCRM создаются сделки по факту звонка. Связываться с контактом можно из карточки, а на телефоне при входящем звонке будут отображаться данные о звонящем из amoCRM. Подписывать номера в телефоне не нужно. Еще одним большим преимуществом такой интеграцией является возможность поставить номер менеджера на паузу. Все входящие звонки перестанут распределяться на этот номер.
Для подключения sipsim необходимо было заказать сим-карты, на телефон скачать приложение и настроить интеграцию между сервисами.

Результат

На выполнение всех описанных действий команде CRMBY понадобился месяц. Основная цель была достигнута — менеджеры стали использовать amoCRM, их работа понятна и структурирована, все данные о клиентах хранятся в одной системе и пригодны для дальнейшего анализа.

Инструменты вывода ваших процессов на новый уровень

Сервис для создания бизнес-процессов

CRM-система

Инструмент автоматизации ручных процессов

Сервис облачной АТС

Сервис рассылок

Управление проектами

Сквозная аналитика

CRM-система

Запишитесь на бесплатную консультацию

Мы работаем на всем жизненном цикле проекта: от бизнес-стратегии до создания инструмента развития продаж.

Имя
Номер телефона *
Нажимая кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных