Контроль своевременности обработки заявки при помощи senseiBPM

Для начала нам необходимо было, чтобы процесс фиксировал дату и время оставления заявки. Здесь нам было важно, чтобы система не просто понимала день недели, но и какой он для отдела продаж с точки зрения занятости. Ведь если заявка будет оставлена во вторник в 17:30, то проверка на контроль по ее обработке должна начаться только после 11:00 в среду. Если же человек обратился в компанию в пятницу вечером или выходной день, то контроль начнется только в понедельник в 11:00.

Следующим этапом стал контроль времени обработки заявки. По решению руководства контроль должен был начинаться с 11:00. Это значит, что у отдела продаж есть два часа на обработку всех заявок, которые пришли в их нерабочее время. В зависимости от условий компании этот момент может быть скорректирован.

Если после наступления контрольного времени процесс понимает, что заявка еще не была обработана, соответствующее поле сделки заполняется результатом «Нет». Руководитель отдела продаж получает уведомление в Telegram о том, что заявка была обработана не вовремя. Это дает нам возможность в дальнейшем проверять гипотезы, например, «Конверсия по своевременно обработанным сделкам будет больше на 30%» и контролировать работу менеджеров.

Для обработки данных и сбора аналитики по количеству несвоевременно обработанных заявок был создан специальный процесс, благодаря которому можно отслеживать отдельно эффективность каждого сотрудника отдела продаж. Огромным плюсом является еще и то, что данный процесс работает незаметно для менеджеров по продажам. Он полностью автоматизирован. Все, что нужно будет делать руководителю, это провести аналитику на основании полученных результатов.

Как уже мы писали ранее, благодаря этому процессу возможно анализировать данные и проверять гипотезы. Т. к есть доступ это делать не только по данным Sensei, но и по полям сделки, вы, например, сможете узнать, есть ли зависимость от времени обработки и среднего чека, конверсии в «заявка-клиент», скорости закрытия сделки.

Работа на этом не заканчивается, ведь нет предела совершенству. Такой процесс универсален для всех компаний, где обработкой заявки занимается человек. В зависимости от целей компании руководитель может доработать данный процесс и добавить, например, временное отключение менеджера от распределения заявок, если он превысил лимит количества заявок, которое допустимо обработать несвоевременно.