Внедрили систему бронирования занятий для сети бассейнов на базе Yclients, ускорили запись и исключили накладки в расписании

О компании

«Олимпиец» — клуб плавания для детей и взрослых с тремя бассейнами. В расписании групповые и индивидуальные тренировки, аквааэробика, спортивное плавание. Клиенты записываются на занятия через сайт, телефон, Instagram клуба и тренеров. Администраторы обрабатывают заявки по телефону.

На старте проекта

Единой системы управления бронированием долгое время не было — запись вели в Excel, в каждом филиале по-разному. Администраторам приходилось вручную искать свободные слоты в расписании тренеров, при этом не все записи и данные о клиентах сразу вносились в таблицу. Это приводило к путанице: человека записывали на занятие, когда у тренера выходной, или же в группу, где мест уже нет.

Компания теряла клиентов и обратилась за внедрением, чтобы наладить коммуникацию между администраторами и тренерами, систематизировать запись на занятия, собрать базу клиентов в единой системе, а также получить аналитику по загрузке бассейнов и тренеров.

Проанализировав бизнес-процессы компании, мы выделили ключевые задачи проекта:

Что сделали:

Собрали клиентскую базу из всех источников в единой таблице, проверили на корректность данных и загрузили в систему. Теперь в карточке клиента отображаются его контакты, история посещений, активные абонементы и услуги.

В разделе статистики можно быстро увидеть, сколько занятий посетил клиент, какие услуги выбирал, а также общую сумму его покупок.

В Yclients можно сегментировать клиентов по предустановленным категориям и добавлять собственные. К стандартным «VIP», «Лояльный», «Постоянный» добавили 

Прежде чем настраивать расписание тренеров, необходимо было завести карточки всех сотрудников по двум должностям — тренеры и администраторы. В Yclients можно производить настройки на нескольких уровнях — на уровне сети (компании) или отдельных филиалов. Так как в клубе есть тренеры, которые работают сразу в нескольких филиалах, было принято решение заводить карточки сотрудников сразу во всей сети, а не в каждом филиале отдельно.

Теперь в Yclients у каждого сотрудника есть своя карточка, в которой мы указали:

Тренеры получили доступ к удобному мобильному приложению, в котором они:

Внутри каждого филиала завели отдельные карточки услуг, которые разбили на категории: детские тренировки, спортивные и взрослые.
Для каждой услуги указали стоимость, длительность и список тренеров, которые оказывают данную услугу.

Сложность в кейсе клиента в том, что одна и та же услуга в разных филиалах оказывается на разных условиях: в одном клубе продолжительность занятия — 40 минут, в другом — 45 минут. Стоимость тренировки у разных тренеров тоже может разниться, как и вместимость групп, а, значит, условия абонементов в разных филиалах должны отличаться.

Поскольку в функционале Yclients нельзя задавать настройки абонементов отдельно для каждого филиала, мы создали несколько типов похожих абонементов в общей сети, указав филиал в названии.

Для каждого абонемента настроили карточку, где указали: название, стоимость, срок действия, длительность занятий, количество посещений, тип (индивидуальная или групповая), условия активации (с момента первого визита или покупки), филиалы, где действует абонемент, и тренеров, работающих по нему.

В случае нашего клиента стоимость абонемента не зависит от времени посещения. Если в вашем спортивном клубе в разные часы цена отличается (например, в первой половине дня дешевле, чем вечером), вы также можете указать это в абонементе

В сервисе предусмотрена предустановленная аналитика, которая не поддается значительной модификации. Но функционал позволяет отслеживать важные показатели для клиента, например, общее количество записей, отмененных и завершенных по каждому тренеру.

Также было важно отслеживать два ключевых показателя: возвращаемость и отток клиентов по каждому тренеру. Мы настроили:

Следующий важный показатель — загруженность тренеров. В Yclients этот показатель называется заполненность рабочего времени.

В сервисе уже есть соответствующий показатель, но для корректного отображения данных мы внесли уточнения: в карточке каждого тренера скорректировали рабочее время. Теперь оно фиксируется только в те часы, когда тренер реально проводит тренировки, а не в стандартном диапазоне. Например, не с 08:00 до 20:00, а с 17:00 до 21:00.

Как мы уже говорили, теперь у администраторов единая система бронирования: они в режиме онлайн видят все свободные слоты по каждому тренеру, загруженность групп и могут быстро предлагать клиентам доступные места на занятиях.

Кроме бронирования, важно было обучить администраторов правильно проводить оплаты и списывать занятия с абонементов.

В системе предусмотрена возможность фиксировать оплаты прямо в расписании. Администратор, кликнув на занятие, видит всех учеников группы. По умолчанию перед занятием у всех стоит статус «не оплачено». Когда ученик приходит, администратор отмечает оплату: