Кейс автоматической обработки заполненного брифа для маркетингового агентства GUSAROV

Для корректной работы сценария в Integromat был необходим шаблон брифа, формулировка полей которого если и будет меняться, то крайне редко. Это связано с тем, что у заказчика бриф заполняется в Google Forms, где интеграция не сработает, если добавить или убрать хотя бы один символ в поле.

В компании заказчика полученный бриф обычно отправляют либо на оценку, либо на создание коммерческого предложения. Эти действия выполняют разные отделы и раньше решение, куда отправлять бриф в работу, принимал сотрудник. Теперь же это действие выполняет Integromat. В зависимости от того, какую услугу человек выбрал, какие поля заполнил или не заполнил и насколько подробно, Integromat отправляет бриф в amoCRM и указывает, какое действие дальше должно произойти с брифом: оценка или коммерческое предложение.

Бриф в Google Forms удобен для заполнения, но не удобен для оценки и подготовки коммерческого предложения, поэтому в сценарий мы добавили интеграцию между Google Forms и Google Docs. Каждому заполненному полю Integromat присваивает переменную и задает условия, из которых бриф создается заново, но уже автоматически и в другом сервисе. Таким образом в сделку клиента в amoCRM уже попадает сформированный бриф в удобном для дальнейшей работы формате.

Для того, чтобы бриф был отправлен в сделку клиента, в сценарии мы настроили сквозной поиск клиента в amoCRM по номеру телефона и электронной почте, который человек оставил в брифе. Это необходимо для того, чтобы все клиенты были зафиксированы в CRM-системе. Дальнейшая работа с клиентом без этого невозможна. Только после того, как клиент был найден в amoCRM, Integromat cформирует JSON и запустит в amoCRM при помощи sensei процесс обработки брифа.

В период, когда бриф отправлен на заполнение, но еще не получен, в сделке amoCRM стоит задача с формулировкой «связаться, если брифа не заполнен», чтобы менеджер связался с клиентом, если бриф не заполнен в течение 2-х дней. Если бриф заполнен, то сценарий сразу закрывает задачу с результатом «Брифа получен автоматически».

Сразу после получения брифа Integromat-сценарий ставит в Planfix задачу на подготовку коммерческого предложения, таким образом клиент максимально быстро получает подготовленное коммерческое предложение.

У менеджера в amoCRM ставится задача по контролю подготовки коммерческого предложения. Таким образом сотрудники контролируют выполнения задач друг друга, что позволяет минимизировать фактор человеческой ошибки.