Кейс автоматической обработки заполненного брифа для маркетингового агентства GUSAROV

Ситуация, когда потенциальный клиент был потерян после того, как он заполнил бриф, но с ним связались поздно, довольно часто происходит в сфере услуг с высокой конкуренцией. Этого можно избежать при грамотной автоматизации всех процессов, которые происходят в период «бриф отправлен — бриф получен — бриф отправлен на подготовку коммерческого предложения» при помощи Integromat и sensei. Что мы и сделали.

  1. Внедрение amoCRM в Минске
  2. Кейс автоматической обработки заполненного брифа для маркетингового агентства GUSAROV

Проблемы

  • Не было структурированного шаблона брифа
  • Ручной процесс проверки факта заполнения брифа
  • Клиента, который заполнил бриф, могло не оказаться в CRM-системе

Задачи

  • Составить техническое задание на создание шаблона брифа, в котором формулировка полей для заполнения будет универсальной и не будет требовать постоянного изменения
  • Автоматизировать процесс получения заполненного брифа и последующей его отправки для подготовки коммерческого предложения
  • Настроить проверку поиска клиента, который заполнил бриф, в amoCRM

Решение

Для корректной работы сценария в Integromat был необходим шаблон брифа, формулировка полей которого если и будет меняться, то крайне редко. Это связано с тем, что у заказчика бриф заполняется в Google Forms, где интеграция не сработает, если добавить или убрать хотя бы один символ в поле.
В компании заказчика полученный бриф обычно отправляют либо на оценку, либо на создание коммерческого предложения. Эти действия выполняют разные отделы и раньше решение, куда отправлять бриф в работу, принимал сотрудник. Теперь же это действие выполняет Integromat. В зависимости от того, какую услугу человек выбрал, какие поля заполнил или не заполнил и насколько подробно, Integromat отправляет бриф в amoCRM и указывает, какое действие дальше должно произойти с брифом: оценка или коммерческое предложение.
Бриф в Google Forms удобен для заполнения, но не удобен для оценки и подготовки коммерческого предложения, поэтому в сценарий мы добавили интеграцию между Google Forms и Google Docs. Каждому заполненному полю Integromat присваивает переменную и задает условия, из которых бриф создается заново, но уже автоматически и в другом сервисе. Таким образом в сделку клиента в amoCRM уже попадает сформированный бриф в удобном для дальнейшей работы формате.
Для того, чтобы бриф был отправлен в сделку клиента, в сценарии мы настроили сквозной поиск клиента в amoCRM по номеру телефона и электронной почте, который человек оставил в брифе. Это необходимо для того, чтобы все клиенты были зафиксированы в CRM-системе. Дальнейшая работа с клиентом без этого невозможна. Только после того, как клиент был найден в amoCRM, Integromat cформирует JSON и запустит в amoCRM при помощи sensei процесс обработки брифа.

JSON — это простой формат обмена данными, который помогает связываться между технологиями JavaScript и серверной стороной

В период, когда бриф отправлен на заполнение, но еще не получен, в сделке amoCRM стоит задача с формулировкой «связаться, если брифа не заполнен», чтобы менеджер связался с клиентом, если бриф не заполнен в течение 2-х дней. Если бриф заполнен, то сценарий сразу закрывает задачу с результатом «Брифа получен автоматически».
Сразу после получения брифа Integromat-сценарий ставит в Planfix задачу на подготовку коммерческого предложения, таким образом клиент максимально быстро получает подготовленное коммерческое предложение.
У менеджера в amoCRM ставится задача по контролю подготовки коммерческого предложения. Таким образом сотрудники контролируют выполнения задач друг друга, что позволяет минимизировать фактор человеческой ошибки.

Результаты

  • После внедрения сценария Integromat ушла проблема с потерей потенциальных клиентов, которая была связана с тем, что заполненный бриф был замечен слишком поздно, что положительно влияет на конверсию «из заявки в первую оплату».
  • Автоматизация процесса обработки брифа сократила количество затраченного времени сотрудника, которое раньше уходило на рутинную и долгую работу.
  • Все действия контролируются и фиксируются в CRM-системе, что исключает возможность работы с клиентом в обход компании.

Инструменты вывода ваших процессов на новый уровень

Сервис для создания бизнес-процессов

CRM-система

Инструмент автоматизации ручных процессов

Сервис облачной АТС

Управление проектами

Сквозная аналитика

CRM-система

Управление проектами

Запишитесь на бесплатную консультацию

Мы работаем на всем жизненном цикле проекта: от бизнес-стратегии до создания инструмента развития продаж.

Имя
Номер телефона *
Нажимая кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных