Как построить отдел продаж с нуля: пошаговая инструкция

Без отдела продаж не обходится ни один бизнес. Это то звено в любой компании, которое приносит прибыль. Зачастую, особенно в малом бизнесе, за продажи отвечает сам владелец или его родственники. Когда компания набирает обороты, руководитель задумывается о наемных сотрудниках. Но просто взять в штат даже самых лучших продажников недостаточно.

Разберемся, как создать эффективный отдел продаж с нуля — от первого менеджера до готового механизма, который приносит стабильную прибыль.

Фактически на этом этапе вы составляете план продаж. В конце месяца, квартала или года он поможет вам ответить на вопрос: «Выполняет ли отдел продаж свои функции?»
Точно предугадать продажи невозможно, особенно если речь идет о новой компании. Планирование в таком случае строится на уровне гипотез. Тестируйте как можно больше вариантов, читайте исследования вашего рынка и изучайте конкурентов. При этом важно постоянно отслеживать внедрение идей и корректировать план с учетом результатов.

Например, вы запустили онлайн-школу английского языка и решили продавать обучение пакетами на год, чтобы быстрее окупить вложения. В работе с клиентами менеджеры столкнулись с тем, что люди не готовы сразу платить существенную сумму за годовой курс. В таком случае можно предложить пакет на месяц или пакет 10−12 уроков, сумма которых не будет отпугивать клиентов, или добавить рассрочку в несколько платежей.

Если бизнес уже существует, спрогнозировать продаже проще. В планировании можно опираться на данные предыдущих периодов с учетом текущей ситуации.

Кроме того, вместо одного плана продаж у вас всегда должно быть три: «план минимум», «план норма» и «план максимум».

Чтобы отдел продаж приносил прибыль, бизнес должен гарантировать менеджерам постоянный приток заявок. Без эффективных каналов трафика даже гуру продаж не выполнит план, ведь ему будет некому продавать.

Для холодных звонков нужны базы клиентов. В остальном — постоянный трафик, за который обычно отвечает отдел маркетинга. Маркетологи могут привлекать заявки через следующие каналы:

Если в вашей компании нет отдела маркетинга и пока не хватает средств на еще одну команду, можно прибегнуть к помощи специалистов на аутсорсе. Они проконсультируют, какие виды рекламы выбрать именно для вашего бизнеса, и помогут с продвижением.

Когда вы спрогнозировали продажи, определите, сколько менеджеров вам необходимо для выполнения плана.

С увеличением трафика и заявок пропорционально должен расти и отдел продаж. Когда менеджеров станет больше 5−10, потребуется РОП — руководитель отдела продаж.

В зависимости от объема заявок структура отдела продаж может быть одно- и двухступенчатой.

Также в отделе продаж может быть несколько команд, которые соревнуются между собой. Такая модель часто работает лучше, потому что соперничество мотивирует сотрудников выполнять сверх плана и отсекает неэффективных менеджеров.

Пропишите все бизнес-процессы, которые совершают менеджеры в отделе продаж — от «первичного контакта» до «закрытия сделки». Схематично изобразите работу менеджеров — вы получите воронку продаж, которая уникальна для каждого бизнеса.

Воронка продаж поможет анализировать работу менеджеров и увидеть дыры в процессе, например, проблемные этапы, на которых зависают большинство клиентов.

Воронка продаж поможет анализировать работу менеджеров и увидеть дыры в процессе, например, проблемные этапы, на которых зависают большинство клиентов.

Чтобы побуждать менеджеров продавать, внедрите KPI отдела продаж и систему мотивации. Чаще всего, мотивация сводится к денежному эквиваленту. По сути, это вознаграждение, которое компания гарантирует сотруднику, если он выполнит план:

KPI должен состоять из таких показателей воронки продаж, на которые менеджеры могут влиять: время обработки заявки, количество заявок в работе, сумма успешных сделок, число нереализованных сделок. Это необходимо, чтобы сотрудники понимали, как они могут достигать плана.

CRM-система — это инструмент, без которого сложно представить современный отдел продаж. Она помогает собирать заявки со всех источников сделок в одном месте, хранит информацию о каждом клиенте в удобной карточке и выполняет за менеджеров рутинные задачи, например, формирует квитанции об оплате или напоминает о встрече.

Руководитель всегда может видеть, на каком этапе сделки находится каждый клиент, как заявки движутся по воронке продаж, прослушать записи звонков и отслеживать, сколько заявок в работе у каждого менеджера.

Внедрение CRM-системы начинается с составления воронки и создания полей и заканчивается автоматизацией бизнес-процессов и аналитикой. Чтобы в будущем не пришлось перестраивать систему, лучше доверить внедрение профессионалам. Технические специалисты разберутся в процессах вашей компании и настроят систему, которая будет отражать реальную картину ваших продаж.

Аналитика помогает отслеживать эффективность отдела продаж и находить дыры в системе, которые нужно исправить. Например, такая CRM-система как amoCRM имеет встроенную аналитику. Всего в пару кликов вы можете вывести на экран:

После внедрения KPI и CRM-системы, важно создать систему обучения для сотрудников, чтобы помочь им достигать плана и эффективно использовать сервис.

За помощью всегда можно обратиться к специалистам, которые настраивали CRM-систему. Они научат менеджеров корректно вести сделки, заполнять поля и ставить задачи. А также разработают базу знаний с обучающими материалами конкретно по работе в вашей компании.

Кроме мотивации сотрудников внедрите чек-листы для контроля их работы. За основу используйте план продаж и аналитику CRM-системы.

В чек-листе для менеджеров можно прописать количество звонков в день, минут разговора, процент успешных сделок и допродаж. Руководитель отдела продаж также прослушивает и оценивает телефонные разговоры с клиентами: как общается менеджер, как быстро реагирует на пропущенный звонок и использует ли регламентированные скрипты.